ORLEN Koltrans Sp. z o.o. jest zobowiązana do prowadzenia swojej działalności zgodnie z wdrożonymi i certyfikowanymi systemami zarządzania. Obok popularnego w GK ORLEN Zintegrowanego Systemu Zarządzania, Spółka musi posiadać System Zarządzania Bezpieczeństwem /SMS/, System Zarządzania Utrzymaniem /MMS/ oraz System Zarządzania Jakością Procesów Spawalniczych /SJS/. Wszystkie systemy podlegają certyfikacji przez uprawnione jednostki certyfikujące na podstawie wytycznych odpowiedniej Komisji Europejskiej.
Dzień 28 czerwca był dniem historycznym dla ORLEN KolTrans Sp. z o.o. W dniu tym w Dziale Napraw Wagonów ORLEN KolTrans miała miejsce nie tylko wizyta kontrolna podmiotu odpowiedzialnego za certyfikację systemu MMS oraz VPI w ORLEN KolTrans przez austriacką firmę ERC GmbH z Grazu, ale również audyt tej jednostki certyfikującej przez jednostkę nadrzędną tj. Europejską Agencję Kolejową /ERA /z siedzibą w Valenciennes we Francji. Dodatkowo, obserwatorami ze strony Polski byli przedstawiciele Urzędu Transportu Kolejowego z Warszawy oraz Katowic, który to Urząd nadzoruje bezpieczeństwo w transporcie kolejowym na terytorium Polski.
Dla wszystkich stron było to pierwsze tego typu spotkanie w zakresie certyfikowanego Systemu Zarządzania Utrzymaniem wagonów towarowych. Zgodnie z Planem audytu, zostały omówione oraz skontrolowane wszystkie cztery funkcje systemu, tj.: zarządzania, rozwoju utrzymania, zarządzania utrzymaniem taboru oraz przeprowadzania utrzymania. Przeprowadzono także operacyjną kontrolę funkcjonowania procesów utrzymania wagonów bezpośrednio na Warsztacie Napraw Wagonów oraz Oczyszczalni Cystern w Dziale Napraw Wagonów ORLEN KolTrans. Kryteriami oceny auditu były wymagania zawarte w Rozporządzeniu KE 445/2011 oraz systemu utrzymania wagonów w zakresie G4.2 oraz G4.8 zgodnie z wymaganiami systemu utrzymania VPI.
Specjalistyczna ocena techniczna i wizyta kontrolna przeprowadzane zostały w celu oceny kompetencji w zakresie czynności utrzymania / naprawy wagonów towarowych i ich komponentów. Podczas oceny sprawdzany był między innymi sposób wdrożenia wytycznych Przewodnika utrzymania VPI. Przewodnik ten zawiera instrukcje, które mają na celu ustalenie jednolitych zasad utrzymania i przeprowadzania napraw wagonów towarowych.
Spotkanie było pierwszą tego typu okazją do wymiany doświadczeń w utrzymaniu wagonów towarowych, na przykładzie prowadzonych napraw wagonów cystern, których właścicielem jest ORLEN KolTrans. ORLEN KolTrans posiada prawie 600 wagonów cystern do przewozu różnych produktów ekspediowanych z PKN ORLEN, w tym do przewozu gazów skroplonych, aromatów, paliw płynnych, siarki płynnej itp.
Wizyta potwierdziła stosowanie przez Spółkę jako przedsiębiorstwa kolejowego i podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie wagonów towarowych europejskich wymagań zawartych w Rozporządzeniu KE 445/2011.